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带着你

这个故事出现在2008年1月号的 中。订阅»

Neil Mammen亲自了解数字记录保存的好处,特别是在旅途中。 2006年末,加利福尼亚州圣何塞的创始人Tentmaker Systems工程设计公司收到IRS的一封信,要求提供逐项证明,以前的业务费用为近3万美元。他的会计师有更糟糕的消息:Mammen的信用卡账单不足以应付;他需要个人收据。

<! 45岁的Mammen在接近两个月的时间内花费了近两年的时间,从他自己的文件中收集收据和发票,并联系他的供应商进行复印。受到浪费时间的困扰,Mammen提出了他认为值得的投资:来自科技公司Neat Receipts的便携式文件扫描仪。

Neat Receipts有两个主要产品。 Neat Receipts售价229美元,重量为10.6盎司,尺寸为10.8×1.6英寸×1.3英寸。它可以处理收据,名片和文件高达8.5×14英寸。几个月前推出的产品Neat Business Cards重量不到4盎司,尺寸约为4.4×2.1×1.1英寸。它的售价约为200美元。据该公司称,两台扫描仪每分钟处理大约四件物品,并且都附带软件,用于对数字图像进行编目。

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现在每当Mammen进行购买或遇到新的专业联系人时,他都会尽快扫描纸质收据或名片,并用一些上下文注释将其归档。他还存储一页文件,如合同或保密协议。

Mammen说扫描名片可以帮助他更贴近地查看联系人。例如,可以将整洁的名片直接扫描到Microsoft Outlook中的联系人文件中。 Mammen在发展项目的过程中也发现回答意想不到的问题更容易。

<! “我意识到跟踪这些东西最简单的方法就是把它扫描到一个地方,并投资软件来组织文档,”Mammen说,2007年的销售额是1美元。 600万美元“。当我最终向我的会计师提供了所有收据以满足IRS请求时,她说她从未见过如此有组织的人员。”

NeatReceipts扫描软件的最新更新现在可让您一次扫描多张卡片,在一个批次中处理图像。以前,扫描仪一次只能处理一张卡片,“这样的小想法有很大的不同,”Mammen说,他指出,Neat Receipts已经响应他的建议,包括某些功能。其他以移动扫描仪闻名的公司包括CardScan,I. R. I. S. Group和Visioneer。 I. R. I. S以支持Mac和笔式手持扫描仪格式而着称。Visioneer的众多手机产品包括售价200美元的RoadWarrior和售价99美元的CardReader 100。 99.

CardScan的基本名片扫描仪CardScan Personal的价格为160美元。与联络经理一起提供的CardScan Executive执行价为260美元。该公司吹捧支持PDA,并售出29美元。 99连接器与黑莓手机直接同步。根据笔记本出版商Xavier Lanier的说法。 com没有理由浪费时间手动输入名片数据。去年,他开始使用名片扫描仪,他意识到他在旅途中获得的联系信息有多少。拉尼尔说,使用扫描仪可以帮助他保留更多关于他在商务旅行中遇到的人的信息,从而使投资更有价值。他选择了CardScan Personal,因为它运行USB连接器,不需要单独的电源。